Planear y prepararse para la negociación.
Planeación es la
correcta definición del problema o de la situación conflictiva que
se vive o que se avecina.
Para preparar una negociación compleja resulta útil tomar en cuenta que los pasos que los negociadores pueden seguir, y la información que pueden necesitar, son:
- Una recopilación de la información relevante sobre la situación, incluyendo hechos, cifras, fechas, secuencias, etc.
- Información sobre los personajes que influyeron en los hechos, las fuentes de su poder y la permanencia de sus influencias.
- Es valioso reunir también información sobre quienes van a tener a su cargo la negociación, ya que su personalidad, su forma de abordar los asuntos, sus costumbres y la experiencia observada en su comportamiento pasado ayudarán a inferir su conducta negociadora.—
- El paso siguiente, que es el más importante, es definir cada uno de los objetivos que se pretende lograr, clasificándolos en principales y secundarios. En ambos casos se recomienda dejar claramente establecido lo que sería el resultado ideal y lo que sería el mínimo aceptable.
- También se debe definir la llamada posición de apertura, que es lo que se dirá a la contraparte que se desea obtener.
Estilos de negociación.
Estilo Competitivo: para situaciones muy competitivas en las que unos ganan y otros pierden, cuando no importa mucho el futuro de la relación entre las partes sino el resultado, es decir prima el resultado sobre la relación.
Estilo Colaborativo:para negociaciones colaborativas donde ambas partes ganan, se necesitan mutuamente para conseguir sus resultados y además quieren preservar la relación, en determinadas circunstancias hacen que las ganancias sean mayores que las esperadas.
Estilo Acomodativo:en situaciones donde prima la relación sobre los resultados, esto hace que se acepte perder primeramente para obtener resultados en el futuro.
Estilo Evitativo: cuando ambas partes piensan que no vale la pena negociar porque los problemas derivados de la negociación pueden ser mayores que los beneficios obtenidos.
Estilo Distributivo: cuando las partes establecen un acuerdo rápido, justo y equilibrado sobre asuntos de mutuo interés.
El perfil ideal de un negociador sería aquel que tiene la capacidad de adaptarse rápidamente a las circunstancias diversas en los procesos de negociación. El que conoce ante que situación se encuentra, el que conoce sus puntos fuertes y débiles, es decir, cuales son los estilos que le son más cómodos y los que le cuesta mayor esfuerzo de adaptación y el que sepa utilizar las técnicas más adecuadas a las circunstancias.
El perfil ideal de un negociador sería aquel que tiene la capacidad de adaptarse rápidamente a las circunstancias diversas en los procesos de negociación. El que conoce ante que situación se encuentra, el que conoce sus puntos fuertes y débiles, es decir, cuales son los estilos que le son más cómodos y los que le cuesta mayor esfuerzo de adaptación y el que sepa utilizar las técnicas más adecuadas a las circunstancias.
Existen distintos elementos que influyen en la negociación,a continuación se mencionan algunas capacidades personales con las cuales debe contar un buen negociador:
- Carisma:Aptitud para obtener el compromiso de los colegas y subordinados, inspirando su confianza, dando sentido a su trabajo y motivándoles para conseguir los objetivos.
- Audacia:El término puede referirse a realizar algo arriesgado, atrevido, temerario o imprudente.La audacia puede considerarse de manera positiva o negativa. En su aspecto positivo, la audacia es una virtud que lleva a una persona al convencimiento de que, pese a las posibilidades y riesgos.
- Comunicación. Capacidad de escuchar y transmitir ideas de forma efectiva, empleando los canales adecuados y ofreciendo información concreta que refrende sus observaciones y conclusiones.
- Delegación. Capacidad de asegurar que cada miembro del equipo tiene la información y los recursos necesarios para tomar decisiones y cumplir así sus objetivos.
- Respeto. Las relaciones de colaboración duradera se caracterizan por un gran respeto por la diversidad del otro. Dicho respeto no es una simple tolerancia o aceptación de lo diferente. Mucho menos, consiste en la utilización mutua de los recursos ajenos. Se trata de un manejo de la inteligencia emocional
Etapas de la negociación
Se considera que la clave del éxito de una negociación es la preparación. Esta es la primera etapa del proceso. Lo sigue la discusión o desarrollo, el cierre, los acuerdos, los resultados y el seguimiento
La preparación:No hay que ir a una negociación sin estar preparado. Esta preparación incluye los siguientes aspectos:
- Los aspectos técnicos:Desarrollar una estrategia para la negociación. Esto incluye el tener claridad en lainformación que se va a proporcionar, y aquella que se mantendrá en reserva. El establecimiento de los propiosobjetivos. La construcción de argumentos. En lo posible, se debe indagar sobre la información, objetivos y argumentos de la otra parte.
- El aspecto mental:Hay que tener la concentración necesaria durante todo el proceso de la negociación. Ello permitirá captar adecuadamente una mayor información (verbal y no verbal) en la etapa de discusión.
La discusión o desarrollo:Esta es la parte central de la negociación. Se trata de un diálogo por turno, en forma oral (excepto los resultados que se consignan por escrito), en el cual ambas partes tratan de llevar adelante sus propias estrategias.
Además de utilizar la propia argumentación, hay que escuchar atentamente para conocer la información de la otra parte, sea verbal o no verbal. En esta última hay manifestaciones emblemáticas (como los movimientos de las manos, la frente o las cejas), otros son reguladores (como movimientos de cabeza o del cuerpo), o expresiones emocionales (faciales, principalmente).
El cierre:Corresponde a la parte final de la etapa de discusión. Es una decisión difícil, pues nunca se sabrá si de continuar ésta se pudieran obtener más ventajas.
Hay que cerrar en una etapa de beneficio de la negociación, y expresar esta decisión de modo que no se entienda como una agresión a la otra parte. Por eso, el anuncio del cierre debe tener dos características: ser creíble (o firme) y ser aceptable por ambas partes.
Los acuerdos:Esta etapa comienza con un resumen de los logros de la negociación. Con la relación de los asuntos tratados y los preacuerdos, con señalamiento de variables claramente entendibles y mejor, si cuantificadas. Es también el momento de reafirmar el deseo de efectuar el cierre de la negociación.
Su lectura podría reabrir el debate en algunos puntos, pero es mejor hacerlo pues esto revela que hay puntos que no han sido suficientemente debatidos. También hay que considerar en la parte última de los acuerdos, los mecanismos de su seguimiento. Finalmente los acuerdos son firmados.
Sobre los resultados:No toda negociación conduce a resultados felices, aunque éste sea el propósito inicial de ambas partes. Los resultados pueden ser de rompimiento, postergación o compromisos.
- De rompimiento Ocurre por pérdida de confianza entre las partes. Puede ser simple o de distanciamiento. O destructiva, conducente a un proceso judicial.
- De postergación La discusión se interrumpe, sin romperla. Se continúa estudiando por ambas partes considerándose un posterior reinicio de la negociación.
- De compromisos Adquieren diferentes niveles. Los más simples, podrían conducir a nuevos conflictos. Hay también compromisos duraderos. Los mejores, sin embargo, corresponden al interés de seguir trabajando juntos.
El seguimiento:Con los acuerdos se cierra la parte de la discusión, y comienza la puesta en práctica de los mismos. Ellos conducen a nuevas relaciones entre las partes, cuya permanencia requiere el seguimiento de los compromisos adquiridos.
Un mal seguimiento puede conducir a nuevos conflictos y al rompimiento de la nueva relación, así como a negociaciones más complejas.
Bibliografia
